Notuleren: leuker kunnen we het niet maken, wel gemakkelijker!

Negen van de tien secretaresses vindt notuleren echt niet leuk. Mogelijk is dat ontstaan doordat er vroeger ellelange verslagen gemaakt moesten worden van elke vergadering. Veel secretaresses raken onzeker en zijn bang dat ze iets missen waardoor de notulen niet goed zijn.

Het is tegenwoordig niet altijd meer nodig om een heel lang vergaderverslag te maken. Men neemt, daar waar mogelijk, steeds vaker genoegen met een actie- en besluitenlijst. Maar als je toch een uitgebreider verslag moet maken, dan maken deze tips het voor jou als secretaresse makkelijker:

• Zorg goed voor jezelf. Zorg voor een goede houding tijdens het notuleren. De stoelen in de vergaderruimte zijn meestal niet echt geschikt. Neem een bureaustoel en eventueel een voetensteuntje als je gaat notuleren. Drink voldoende water.
• Lees de vergaderstukken vooraf en plan hiervoor tijd in je agenda. Lees niet alleen de agenda en de belangrijkste stukken, maar duik eens wat dieper in de vergaderstukken en stel vooraf vragen. Als je precies weet waar het over gaat, is het tijdens de vergadering makkelijker om hoofd- en bijzaken te scheiden. Daarnaast is het kennen van de materie noodzakelijk als je sparringpartner wil zijn voor jouw manager.
• Ga naast de voorzitter zitten. Vergaderdeelnemers praten vaak naar de voorzitter toe en dat maakt het voor jou makkelijker alles te verstaan.
• Notuleer met een laptop of tablet met los toetsenbord. Ondanks dat het ontzettend makkelijk is, steno of schrijven kan echt niet meer. Het past niet meer in deze tijd waar Lean werken een must is. Door de notulen in steno te maken of te schrijven, maak je een extra maar onnodige handeling, omdat je het later toch weer op je pc moet zien te krijgen.
• Werk met een sjabloon om te notuleren. Door te werken met een sjabloon en dit zoveel mogelijk klaar te maken voor de vergadering, bespaar je enorm veel tijd en is je verslag al voor de helft af.
• Neem ‘lastige’ vergaderingen liever niet op. Opnemen van een overleg maakt vaak lui! Oefen, oefen, oefen en leer goed te kunnen luisteren, dat is goud waard. Wil je toch gebruik maken van opnames, neem de vergadering dan gedeeltelijk op en alleen ter ondersteuning.
• Noteer alleen de hoofdzaken. Het gaat er niet om hoeveel je noteert, maar om de waarde daarvan.

Gebruikt de organisatie waar jij werkt een vergaderoplossing als OurMeeting? Dan is het mogelijk de notulen rechtstreeks in deze vergaderoplossing te maken.